نحوه ثبت و تحریر دفاتر قانونی حسابداری

برای ورود به بازار کار حسابداری و فعالیت در این حوزه ، باید کلیه مفاهیمی که مرتبط به حسابداری هستند را فرا گرفته باشید . از سری مفاهیم مهمی که هر حسابدار باید با آن آشنایی داشته و نحوه کارکرد آن را بداند ، ثبت و تحریر دفاتر قانونی می باشد.

تمام شرکت ها با استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی در پایان هر سال مالی باید اظهارنامه های مالیاتی را ارائه نمایند، پس از بررسی اظهارنامه مسئول رسیدگی، اسناد و مدارک مودی را طلب می نماید، دفاتر قانونی حسابداری جزء مهم ترین اسناد مالی قابل ارائه هستند. اطلاعات رویداد های مالی شرکت ها در طول سال باید در دفاتر قانونی حسابداری ثبت شوند و در پایان سال مالی این دفاتر پلمپ شده و به مسئولین رسیدگی به امور مالیاتی تحویل داده شوند.

مفهوم تحریر دفاتر قانونی حسابداری

در طول یک سال مالی، رویدادهای مالی متعددی در شرکت‌ها به وقوع می‌پیوندد. به موجب قانون مالیاتی کشور، شرکت‌هایی که مکلف به پرداخت مالیات هستند، باید به طور دقیق و کامل این رویدادها را در دفاتر حسابداری ثبت و ضبط کنند. مسئولیت این کار در بسیاری از شرکت‌ها بر عهده حسابدار مجموعه است.

 کارشناس حسابداری وظیفه دارد که ضمن ثبت رویداد های مالی در اسناد حسابداری، نسبت به تحریر دفاتر روزنامه و کل منطبق با آیین نامه تحریر دفاتر قانونی اقدام کند. دفاتر قانونی حسابداری باید در پایان سال مالی به اداره مالیات تسلیم شود تا ممیزان مالیاتی مبتنی بر قوانین مالیات های مستقیم ، نسبت به تعیین مبلغ مالیات اقدام کنند.

• اهمیت تحریر دفاتر قانونی حسابداری

این دفاتر منعكس كننده‌ی وضعیت تمامی حساب‌های یک واحد تجاری می‌باشند و همچنین یک سند رسمی برای كاهش اشتباهات حسابداری به خصوص در زمینه عدم ثبت معاملات یا هرگونه اشتباه دیگر به حساب می‌آیند.

این دفاتر تمام جزئیات یک حساب را از قبیل تاریخ، مقدار معامله، مانده بدهكار یا بستانكار و… را به طور واضح منعكس و در اختیار استفاده کننده از آن قرار می‌دهند. همچنین دفاتر قانونی به دلیل طبقه‌بندی عملیات به ترتیب تاریخ وقوع، دسترسی های بعدی به آن اطلاعات را آسان می کنند.

• قوانین تحریر دفاتر

تمامی شرکت های تجاری باید دفتر روزنامه و دفتر کل خود را تا قبل از اتمام سال مالی در اداره ثبت اسناد ،جهت سال آینده اقدام به ثبت و پلمپ دفاتر قانونی خود نمایند. دفاتر روزنامه و دفاتر کل هر شرکتی باید در سال قبل پلمپ و ثبت شده باشد در اداره ثبت شرکت‌ها در دفاتر قانونی نام شرکت و نوع آن اعم از تضامنی، سهامی، پیمانکاری و غیره درج می‌شود. تعداد جلد و تعداد صفحات، شماره و تاریخ پلمپ بر اساس بارکد صادر و در اول و آخر هر دفتر درج می شود.

همه شرکت ‌های تجاری باید هر معامله و رویداد مالی که در شرکت انجام می شود را در تاریخ تحقق و تحمل آن ثبت و ضبط نماید و اگر ثبت آن رویداد مالی در دفتر با تأخیر انجام شود باعث رد دفاتر و علی الرأس می شود.

تمامی شرکت های تجاری می توانند نرم افزار حسابداری خود را که در شرکت با آن به انجام امور حسابداری می‌پردازند را به اداره امور مالیاتی ارائه دهند و به جای ثبت هر رویداد مالی در دفاتر خود از اداره مالیاتی مجوز دریافت کنند و اقدام به ثبت گردش عملیات مالی در نرم افزار حسابداری خود کنند.

سه گام مهم برای تحریر دفاتر قانونی حسابداری:

گام اول | اقدامات مهم قبل از تحریر دفاتر قانونی:

در اولین گام شما باید با تکنیک‌ های زیر آشنا باشید:

۱_ نحوه تعدیلات سنواتی

۲_ محاسبات ثبتی سود و زیان در سند بستن حساب های موقت

۳_ نحوه استخراج سود انباشته سال جاری و انتقال به سود انباشته مندرج در ترازنامه همراه با ثبت صحیح طرف بدهکار و بستانکار

۴_ تسلط کامل بر مانده گیری حساب ها طبق طبقه بندی استاندارد تمامی حساب ها

۵_‌ تسلط کامل بر ایجاد ذخایر کوتاه مدت و بلند مدت مانند ذخیره مالیات عملکرد و ارزش افزوده

۶_ محاسبات و صدور سند حسابداری مربوط به عیدی و سنوات در پایان سال

۷_ استعلام طرف حساب های بدهکار و بستانکار و اخذ تاییدیه جهت تطابق

همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟

گام دوم | اقدامات حین تحریر دفاتر قانونی:

مهمترین کار شما در این گام، ثبت کلیه رویدادها طبق گزارشات سیستم است. شما قبلا در مهلت مقرر دفاتر را دریافت کرده اید و در هر هفته با حوصله و دقت شروع به تحریر دفاتر می کنید. حالا با چندین بار مطالعه آیین نامه به همراه تمرین در دفتر چرک نویس و پیاده سازی کامل گام اول باید مهمترین صورتهای مالی را هم طبق استانداردهای حسابداری بدست آورید.

گام سوم | تهیه روکش سند، پیوست ضمائم مربوطه و مرتب سازی مدارک در زونکن ها:

در گام آخر هم باید با برنامه ریزی روکش اسناد حسابداری قطعی شده را با ضمائم و پیوست کنترل کنید تا آماده مرتب سازی فیزیکی در زونکن های شماره دار شوند. همچنین قبل از ابلاغ کارشناس مالیاتی خود می توانید گزارشات ذیل را کنترل و آماده کنید:

۱_ تراز کل و معین چهار ستونی

۲_ گزارش موجودی انبار

۳_ زونکن صورت مغایرت بانکی ماهانه

۴_ گزارش بدهکاران و گزارش بستانکاران

و…

پلمپ دفاتر قانونی حسابداری چیست؟

دفاتر قانونی حسابداری به جز دفتر دارایی، بایستی توسط اداره ثبت، اوراق آن به ترتیب شماره گذاری و با مهر سربی وزارت دادگستری پلمپ شود. در دفاتر قانونی حسابداری در صفحه اول و آخر با قید تاریخ كلیه مشخصات دفتر درج می‌شود.

طبق ماده 2 قانون آیین‌ نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی کلیه دفاتر قانونی حسابداری روزنامه و کل بایستی به زبان فارسی تحریر شود و قبل از ثبت هر نوع معامله‌ای در آن طبق ماده یازده و دوازده قانون تجارت توسط نماینده اداره ثبت اسناد امضا و پلمپ شود.

• نکات مهم در تحریر دفاتر قانونی

۱_با خودکار یا روان نویس مشکی نوشته شود. بهتر است ابتدا با مداد نوشته و روی آن را با خودکار پررنگ نماییم.

۲_در صورت بروز اشتباه، با خودکار قرمز روی اشتباه را خط کشیده و صحیح آن را با خودکار مشکی بالای آن درج می نماییم

۳_روی سطرها نوشته شود، بدون خط خوردگی و بدون اینکه سطری از قلم بیفتد.

۴_آخرین سطر هر واقعه مالی، مربوط به نقل شماره سند حسابداری مربوطه می باشد.

۵_اولین سطر هر صفحه منقول از صفحه قبل و آخرین سطر هر صفحه نقل به صفحه بعد

۶_در قسمت جمع سطور، دو ردیف می باشد که ردیف بالا مربوط به جمع صفحه و ردیف پایین مربوط به جمع صفحه با صفحه قبل می باشد.

۷_جمع ستون بدهکار و بستانکار می بایست یکسان شود و زمانی اینگونه نیست که کل سند در یک صفحه درج نشود و به صفحه بعد منتقل شود.

۸_انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب در دفتر کل با یک مورب بسته شود.

۹_در دفتر کل، گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج می گردد و این مانده به ترازنامه منتقل می شود.

۱۰_تحریر دفاتر قانونی کل و روزنامه بصورت ماهانه در دفتر روزنامه فقط حساب های معین را ذکر نمی کنیم و بقیه حساب ها را به همان شکل وارد دفتر می کنیم، در واقع اطلاعات از سند به دفتر روزنامه و از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال می یابد.

• مواردی که منجر به رد دفاتر روزنامه و کل می شوند :

۱_در صورتی که دفتری که به اداره مالیاتی تحویل داده می‌شود از پلمپ خارج شده باشد یا اینکه یک یا چند برگ از آن کم شده باشد.

۲_در صورتی که یک یا چند فعالیت مالی در شرکت انجام شود و در دفاتر ثبت نشود.

۳_در صورتی که یک یا چند معامله مالی با توجه به تاریخ وقوع آنها اصل تقدم در ثبت شدن آنها رعایت نشود.

۴_اگر تمام یا بخشی از یک فعالیت مالی بین سطرها در دفتر ثبت شود.

۵_اگر تمام یا بخشی از یک فعالیت مالی بین حاشیه ها در دفتر ثبت شود.

۶_در صورتی که اطلاعات و مندرجات دفتر به منظور سوء استفاده تراشیده و پاک شود.

۷_در صورتی که در آن دفتر قانونی بیش از حد معمول در صفحات یا تمام صفحه دفتر مورد نظر سفید گذاشته شود.

۸_در صورتی که اطلاعات و مندرجات دفتر با وسایل شیمیایی مانند غلط گیر و غیره محو شود.

۹_در صورتی که حساب های بانکی و نقدی به خاطر عدم تقدم و تأخر در ثبت حساب ها دریافت و پرداخت آنها بستانکار شوند.

۱۰_در صورتی که یک یا چند جلد از دفاتر ثبت رویدادهای مالی و پلمپ شده نوشته نشود و به اداره مالیاتی ارائه نشود.

دفاتر قانونی حسابداری چیست؟

دفتر قانونی ، شامل تمامی اطلاعات بدهکاری و بستانکاری و کلیه اطلاعات مالی شرکت یا مجموعه، به ترتیب تاریخ وقوع است. دفاتر قانونی دو نوع هستند : دفاتر قانونی رسمی و دفاتر قانونی غیر رسمی یا کمکی . دفاتر رسمی، دفاتری هستند بر اساس قانون لازم است برای تهیه و تنظیم آنها اقدام کرد، به عبارتی دیگر دفاتر رسمی هستند که در مجموع به دو دفتر روزنامه  و دفتر کل تقسیم میشوند .

دفاتر غیر رسمی، دفاتری که تهیه آنها الزامی نیست و برای آسان تر کردن و افزایش دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب‌ ها نگارش میشوند که دفتر معین از معروف ترین دفاتر غیر رسمی می باشد .

• انواع دفاتر قانونی

دفاتر قانونی حسابداری دارای انواع مختلفی می باشد که در این بخش به معرفی هر یک از این انواع می پردازیم.

• دفتر روزنامه:

طبق ماده 3 آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر، دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و مطالبات و ظهرنویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلا استثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌کنند.

• دفتر روزنامه عمومی : دفتر روزنامه ای که تمامی رویدادهای مالی و معاملات در آن ثبت می شود با نام ، دفتر روزنامه عمومی شناخته می شود.
• دفتر روزنامه خصوصی یا اختصاصی : دفاتر روزنامه ای که برای یک نوع خاص از رویدادهای مالی در نظر گرفته می شوند با نام دفتر روزنامه خصوصی می گویند.

چند نمونه از دفاتر روزنامه اختصاصی بدين شرح است:

• دفتر روزنامه خريد
• دفتر روزنامه پرداخت های نقدى
• دفتر روزنامه فروش
• دفتر روزنامه دریافت های نقدى

• دفتر کل:

دفتر کل تصویر کلی یا خلاصه ‌ای تفکیک شده از دفتر روزنامه است که در آن معاملات تاجر که شامل خرید، فروش، مطالبات یا دیون تحت نظم و عنوان حساب‌های مشخص، به ترتیب وقوع به ثبت می‌رسد. ماده 8 قانون تجارت در تعریف دفتر کل چنین می گوید: دفتر کل ، دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع معاملات آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه و تفکیک شده ثبت کند .

• دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه):

صاحبان مشاغل گروه دوم و سوم می‌توانند معاملات خود را به ترتیب تاریخ وقوع در این دفتر ثبت نمایند؛ به طوری که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود زیان از آن امکان پذیر باشد، حداقل ستون ‌های این دفتر عبارت اند از: تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارایی‌های قابل استهلاک .

• نکته :

پس از آخرین اصلاحیه آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، تنها ملاک ارزیابی حوزه مالیاتی رسیدگی به دفاتر پلمپ قانونی، دفاتر روزنامه و کل است و دفاتر درآمد و هزینه از معیارهای ارزیابی حذف شده است.

• دفتر معین:

برای تفکیک هر یک از حساب‌ های دفتر کل برحسب شرایط حساب از دفتر معین ویژه‌ای استفاده می‌شود. از انواع دفاتر معین می‌توان به معین بدهکاران، بانک و اموال اشاره نمود ، کارت‌ های حساب (دستی یا ماشینی) نیز از نمونه ‌های دفاتر معین است.

• دفتر دارایی:

 در گذشته کلیه دارایی‌های منقول و غیر منقول و همچنین مطالبات و دیون اشخاص حقیقی و حقوقی در این دفتر ثبت می‌شد؛ ماده 9 قانون تجارت امروزه با رواج استفاده از ترازنامه، نیازی به تهیه دفتر دارایی و نوشتن دفتر اموال نیست.

• دفتر کپیه:

در گذشته کلیه صورت حساب‌ها و نامه‌های اداری به ترتیب تاریخ وقوع در دفتری با عنوان دفتر کپیه ثبت می‌شد؛ (ماده 10 قانون تجارت) امروزه استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری نیاز به این دفتر را از بین برده‌اند.

• نکته :

گاهی برخی از مجموعه‌های اقتصادی ممکن است به واسطه نوع کسب و کار خود به دفاتر کمکی دیگری نیز نیاز داشته باشند؛ این مقاله تنها به آموزش دفتر نویسی روزنامه و کل می‌پردازد و آموزش نگارش سایر دفاتر، مانند نحوه نوشتن دفتر انبار در این مقاله نمی‌گنجد.