بخش جدایی ناپذیر هر کسب و کار و یا حرفه ای که نقش بولد و پر رنگی در آینده مالی و کاری آن ها دارد ، حسابداری می باشد . تمامی مسائل و رویداد هایی که روزانه در شرکت ها و مؤسسات رخ می دهد در نهایت باید توسط بخش حسابداری تجزیه و تحلیل ، طبقه بندی ، تفکیک و ثبت زده شوند تا در فواصل و مقاطع مالی آتی مورد استفاده قرار گیرد . در اینجا شما مطلع هستید که هر رویداد مالی در نرم افزار حسابداری به صورت سند حسابداری ثبت می گردد . سند حسابداری با توجه به این که از اهمیت به سزایی در حسابداری دارد ، دارای بخش های مهم و متفاوتی است که شامل تاریخ ، مبلغ ، شماره حساب ، ردیف ،شرح و غیره است . یکی از عوامل مهم سند حسابداری ، زمان و تاریخ وقوع رویداد های مالی ، مبلغ و حساب های مرتبط با آن است .
به عبارتی دیگر ، به دلیل وجود حساسیت های اعداد و ارقام در حسابداری و ثبت آن ها در سیستم به طور دقیق نیازمند تمرکز بالا و دقت کافی می باشد ، می توان از سند یا برگه حسابداری در این زمینه استفاده کرد . و اما موارد مهمی که در این سند یا برگه حسابداری قابل ثبت هستند شامل تمامی رویداد های مالی و محاسباتی ، اطلاعات مربوط به معاملات مالی انجام شده ، همه ی فاکتورهای مربوط به پرداخت وجوه ، رسید های پرداخت آب و برق و گاز، رسید پرداخت اجاره بهای ساختمان و غیره ثبت می شوند و در حقیقت مهم ترین کاربردی که این سند دارد این است که به جای ارائه فاکتورها و رسید های مربوطه از این سند جهت ثبت زدن و انجام معاملات استفاده می شود . با توجه به اینکه اسنادی در حسابداری دارای ارزش مالی هستند که امضا ، اثر انگشت و مهر فرد حقیقی مجاز ، اعم از مدیر عامل شرکت ، رئیس حسابداری و مدیریت مالی و غیره داشته باشند . به همین دلیل سندی برای رسمی و قانونی است که دارای مهر و امضا فرد معتبری باشد .
سند اختتامیه چیست ؟
سند اختتامیه در برگیرنده‌ی ثبت هایی است که در عملیات چرخه ی حسابداری ایجاد شده است . و به طور حتم هر سال و یا در هر دوره ی مالی مجدداً تکرار می شود. این عملیات در بدو شروع و آغاز به کار با ثبت سند اختتامیه شروع و با جمع آوری اطلاعات و ریز جزئیات مالی، ثبت کردن همه ی معاملات مربوط به آماده سازی ترازها ، تکمیل و آماده سازی فرآیند سود و زیان حاصله ادامه پیدا می کنند و با بستن حساب ها اعم از موقت و دائمی نمودن آن ها و ثبت سند اختتامیه به پایان خواهد رسید.
سند اختتامیه همانطور که از نامش مشخص است ، در زمان خاتمه سال مالی به ثبت می رسد. قبل از ثبت کردن ثبت سند اختتامیه لازم است تمامی حساب های موقت جاری بسته شوند . حساب های موقت شامل تمامی حساب های سود و زیان که از حساب فروش نیز درآمد، هزینه ها، بهای تمام شده و … هستند ، ایجاد شده است. در ثبت زدن سند اختتامیه همه ی عملیات مالی سال قبل و سنوات گذشته بسته می شوند . زمانی که این ثبت ها انجام شوند دیگر فرصت این که سندی ضمن آن سال مالی زده شود ، مهیا نخواهد بود. هنگامی که اصلاحات لازم بر روی سند موقت صورت گرفت زین پس باید در منتقل نمودن آن به دفاتر کل اقدام کرد که مانده حساب آن در دفتر به صفر می رسد. و در ادامه یک تراز آزمایشی ضمن اختتامیه تشکیل خواهد گردید که شامل حساب های دائمی نیز باشد.
به طور معمول یک دوره مالی در اغلب ارگان ها ، شرکت ها و سازمان ها به وسیله ثبت کردن سند اختتامیه حسابداری و تهیه کردن تمامی صورت های مالی سود و زیان به پایان می رسد. موضوعی که لازم است حتماً به آن استناد کافی داشته باشید، این است که همه ی حساب های تجاری به دو دسته تقسيم می شوند که شامل حساب های دائمی و موقت هستند . این حساب ها در زمان پایان دوره های مالی شرکت، همه ی حساب های موقت بسته و حساب های دائم به دوره مالی آتی انتقال پیدا می کنند . در یک توضیح جامع این گونه می توان بیان کرد که به همه ی حساب های سود و زیان که از درآمد حاصل از خرید و فروش، هزینه و قیمت تمام شده بدست می آیند، حساب موقت گفته می شود. با استناد بر متون فوق الذکر پس از اتمام عملیات ثبت کردن سند اختتامیه حسابداری، به هیچ وجه امکان به ثبت رساندن سند در سال نامه مالی امکان پذیر نمی باشد.
در واقع این گونه از اسناد با این هدف به ثبت می رسند تا همه ی حساب های دائمی که شامل انواع مختلفی از دارایی ، حقوق صاحبان سهام و بدهی ها می باشند به دوره مالی آتی منتقل می شوند و مشخص شود که شرکت در پایان دوره مالی حسابداری به چه مقدار سود و زیان بدست آورده است . اغلب افراد خبره در رشته حسابداری که در شرکت ها و سازمان های مختلفی شاغل و مشغول به کار هستند، برای گرد آوری این قبیل اسناد، باید بر ماهیت بستانکار و بدهکار بودن و صورت های مالی گوناگون مثل ترازنامه تسلط کاملی داشته باشند.
