نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی از مجموعه نرم افزارهای آرپا که راهکاری نوین برای تمام سازمان های دولتی و بخش خصوصی است , دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روشهای تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام میدهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامههای وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل مینماید.
نرم افزار دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع این نرم افزار مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه و کارتابل های اداری می باشد و برای جمع کردن سیستم کاغذی در شرکت ها میباشد و نسیستم دبیر خانه و اتوماسیون اداری آرپا با نصب و راه اندازی و پشتیبانی دائم مناسب تمام شرکت ها و سازمان های دولتی و خصوصی است.
نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری
- نرم افزار دبیرخانه دارای ۳ بخش متفاوت و مجزای دبیرخانه برای نامه های وارده, صادره و داخلی است
- تعریف اطلاعات پایه شامل چارت سازمانی، جایگاهها ، پست ها، کاربران، تقویم سازمانی وگردش نامه و نمودار نامه
- نرم افزار دبیرخانه قابلیت تعریف دفتر اندیکاتور به تفکیک سال را دارد
- تعریف محدوده عملیات هر کاربر و انتصاب سمت های مختلف به یک کاربر
- ایجاد و مشاهده کارتابل پیام، پیام های ارسالی، پیام های حذف شده به تفکیک کاربران
- تعریف دبیرخانه های متعدد و اطلاعات پایه هر کدام شامل انواع نامه، شیوه های ارسال، کلید واژه، انواع کار، انواع یادداشت اداری و تعیین مقادیر پیش فرض قسمت های مختلف سیستم
تعریف دفاتر اندیکاتور مختلف به ازای هر دبیرخانه و قالب شماره نامه (وارده، صادره، داخلی) - معرفی طرف مکاتبه در قالب اشخاص حقیقی و حقوقی
- تعریف اطلاعات پایه دبیرخانه شامل الگوهای شماره گذاری، الگوهای چاپ، موضوعات پر تکرار، انواع نامه، شیوه های ارسال، دفاتر بایگانی و شرحهای پر تکرار
- ثبت مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، رونوشتها، سوابق و اطلاعات ارسال و دریافت
- قابلیت کنترل کاربران دبیرخانه و دسترسی آنها بر حسب سطح دسترسی و امکانات سیستم
- گزارش عملکرد دبیرخانه بر حسب تاریخ های مشخص و گزارش دفتر اندیکاتور
- امکان تفکیک محتویات کارتابل بر اساس انواع ورودی و خروجی و تفویض کارتابل به دیگران
- امکان ارجاع یک ورودی به چندین پست و ارسال همزمان رونوشت های متعدد از آن
- در نرم افزار دبیرخانه امکان تعیین محدوده زمانی و مهلت انجام کار و بازپسگیری ارجاع برای ارجاع دهنده وجود دارد
- امکان مشاهده چرخه ارجاعات ورودی های داخل کارتابل و دریافت گزارش از آن
- تعریف سطوح امنیت مکاتبات(عادی، محرمانه، سری) و انواع اولویت مکاتبات
- امکان نگهداری یک نسخه از مکاتبات ارجاع شده در بایگانی شخصی
- امکان درج نامه های عطف و پیرو، جهت تسهیل در پیگیری
- مشاهده درختواره گردش نامه باتوجه به دسترسی های مختلف
- تعریف جانشین و تفویض وظایف مشخص و درخواست نامه از بایگانی
- امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده تأیید الکترونیکی نامه
- تعریف چندین بایگانی در سیستم و شماره پرونده با فرمت دلخواه
- امکان بازگرداندن نامه جهت اصلاح و امکان ارسال یادداشت و ارسال فایل ضمیمه
- امکان ارسال پیرو، عطف و ارجاعات قبلی نامه همراه ارجاع
- امکان attach کردن برگه و سند به نامه
- کارتابل کاربر در سیستم دبیرخانه با قابلیت نمایش نامه های ارسالی به هر شخص در کارتابل او
- امکان تعریف فرمت word برای چاپ نامه توسط خود کاربر
- امکان گزارش گیری نامه به صورت کلی
- امکان گزارش گیری نامه به تفکیک پست واحد اندیکاتور
- امکان تعریف تقویم برای شرکت بابت قرارهای هر شخص و یادآوری قرار ها
- امکان گزارش گیری به تفکیک هر پست و واحد دبیرخانه
- در نرم افزار دبیرخانه امکان ارسال پیام بین واحد و اشخاص سازمان