در هر حرفه ای که مشغول باشید و به انجام فعالیت استمرار ورزید ، فاکتور رسمی به عنوان اصلی ترین و مهم ترین مستندات مالی شما تلقی می شود . همانطور که مطلع هستید ، در حسابداری ثبت رویداد های مالی از اهمیت و جایگاه بالایی برخوردار است ، به همین دلیل ثبت کردن اسناد مالی برای واحد حسابرسی و کنترل ورودی ها و همچنین مدیریت وضعیت سود ، جزو کارهایی است که به طور منظم باید انجام شوند . شاید بیندیشید که تنظیم و صدور فاکتور و ارسال آن برای مراجعه کنندگان و مشتریان یک عمل طولانی و وقت گیر باشد ، اما هرگز نمی‌تواند اجتناب ناپذیر باشد . بنابراین لازم است در هر شغل و حرفه ای که فعالیت دارید ، برای معاملات مالی روزمره خود ، فاکتور رسمی تنظیم کنید . بهره مندی از اسناد مالی مهم مانند فاکتور رسمی به شما کمک می‌کند تا در موعد مقرر و به صورت کامل و جامع وجوه نقد خود را دریافت کنید.
- فاکتور رسمی چیست ؟
فاکتورهای رسمی ، در اصطلاح برگه فروش هم گفته می شود . در واقع فاکتور رسمی ، سندی است که برای نشان دادن معاملات و تقاضای پرداخت هزینه های کالا یا خدمات ارائه شده از جانب شرکتی تجاری تنظیم می شوند. در زمان انجام عمل تجارت و نزد تاجر فاکتور های رسمی حائز اهمیت هستند و نقش پر رنگی ایفا می کنند . از جمله کاربرد های این سند مهم ، پیگیری موجودی حساب های مختلف ، اعتماد مخاطبان ، رسمی و قانونی بودن و غیره .
زمانی که ، کالایی را پس از مرحله ساخت و انبار به فروش می رسانید یا قبل از تحویل کالا از فروشنده آن را دریافت می کنید ، فاکتور رسمی می باشد . فاکتور رسمی ، نشان دهنده این است که مشتری یا طرف مقابل چه مقدار وجهی باید به شما پرداخت کند و همچنین اگر فروش کالا یا محصول نقدی نباشد شرایط پرداخت نسیه در این فاکتور برای مشتری ذکر می شود . اگر برای تعیین دقیق درآمد و سود خود دچار ابهام هستید ، باید بدانید که منبع مطمئن و مکتوبی که نشان دهنده بخشی از درآمد شما از فروش کالا ، محصولات و خدمات ارائه شده است ، فاکتور رسمی می باشد . در برخی از موارد جهت اخذ تأییدیه هر کدام از دارایی ها نیاز به وضوح در تهیه آن است.
قبل از اینکه به چگونگی تنظیم و صدور فاکتور های رسمی بپردازیم ، ابتدا خواهیم گفت که چندین فرم مالی در حسابداری وجود دارد که به فاکتور شبیه است ، اما کاربرد های متفاوتی دارند و از نظر مالی باهم یکسان و هم تراز نیستند . توجه داشته باشید که فاکتورهای رسمی ، فاکتور سفارش خرید نیستند ؛ به این دلیل که سفارش خرید از جانب مشتری به شخص فروشنده جهت درخواست کالا یا خدمات، پیش از تنظیم و ایجاد فاکتور ارسال میشود. اگر در شرایطی به عنوان فروشنده ، یک سفارش خرید دریافت کنید ، سفارش را تکمیل و انجام داده و سپس برای دریافت هزینه ، فاکتور فروش ارسال می کنید.
ممکن است پیش آید در مواردی از فاکتور، به عنوان صورت حساب فروش یک کالا یا محصول استفاده شود در صورتی که اصلا درست نیست و از نظر علم حسابداری این دو فاکتور مثل هم نیستند. به عنوان مثال، زمانی که به یک فروشگاه مواد غذایی مراجعه می کنید ، در پایان صرف غذایی به شما فاکتور داده نمی شود، بلکه صورت حساب دریافت می کنید که به نوعی یک فاکتور فوری است. فاکتور رسمی حتماً باید مطابق قوانین و دستورالعمل های اداره امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید و امضای امور دارایی باشد .
- در چه مشاغلی فاکتور رسمی دارای اهمیت است ؟
اداره امور مالیاتی به دلیل داشتن یک حوزه فعالیتی مهم اما پیچیده ، می تواند با استفاده از مستنداتی مانند فاکتور رسمی به سهولت و آسانی مجموعه اقدامات و کنش های مشاغل و شرکت های مختلف را رصد و پیگیری کند . در این شرایط همزمان با اجرایی شدن طرح جامع مالیاتی از جانب اداره امور مالیاتی کشور ، هم صاحبان اشخاص حقوقی و هم بازاریابان مشمول دریافت شماره اقتصادی مخصوص به خود ( کسب و کار شخصی و حرفه خود ) هستند . مؤسسات و بنگاه های تجاری و مالی که دارای گواهی مالیات بر ارزش افزوده هستند ، میبایست در تاریخ مقرر شده به طور حتم فاکتور رسمی ارائه دهند.
این مؤسسات و بنگاه ها شامل همه نوع از موارد موجود در کشور که به فعالیت مشغول هستند ، می باشند اعم از بنگاه های اقتصادی کوچک یا بزرگ و غیره. در هر صورت جهت پرداخت به مشتریان خود وظیفه دارند که فاکتور رسمی مطابق با استانداردهای اداره آور دارایی تنظیم و صادر کنند. بر اساس استناد به ماده ۱۴۸ قانون مالیات های مستقیم ، همه ی هزینه هایی که در حد معمولی و متعارف دارای اسناد و مدارک باشند، مورد پذیرش و تایید اداره امور دارایی و مالیاتی است. اگر در مقابل هزینه معامله شده ، فاکتور رسمی تنظیم و صادر نشود مشمول پرداخت جریمه معین شده در قانون می گردند .
