حسابداری و عملیات مربوط به آن دارای مراحل و فرمول های معینی می باشد . و هر کدام از قسمت های آن پس از طی کردن یکسری مراحل متعدد به جواب نهایی ختم می شود . چرخه حسابداری هم یکی از آن سلسله مراتبی است که در یک شرکت یا سازمان برای تحلیل و آزمودن عملکرد در طی سال مالی و ارزیابی وضعیت اقتصادی در پایان سال مالی ، صورت می پذیرد. بعد از پایان یافتن چرخه حسابداری و بستن حساب ها ، دفاتر مالی می توانند یک سال مالی بررسی شده و ممیزی و در پایان تمامی داده های اطلاعاتی را به مرحله آتی منتقل کنند . آگاه باشید که تمامی این مراحل و عملیات حسابداری بر مبنای تنظیم و تحریر پلمپ روزنامه ها از طریق دفاتر قانونی ( دفتر روزنامه و دفتر کل ) ، قوانین و استاندارد های حسابداری و فعالیت ها مالی انجام می شود و گزارش ترازنامه ( بیلان) و همچنین صورت حساب سود و زیان نیز تهیه خواهد شد .
نتیجه و حاصل انجام این عملیات در چرخه ای که به حسابداری معروف است ، صورت می گیرد . در میابیم که این چرخه از جمع آوری اسناد و مدارک مثبته شروع شده و با بسته شدن همه ی دفاتر و حساب های دائمی پایان می یابد . شایان ذکر است در شرکت ها و سازمان هایی که مالیات به آن ها تعلق می گیرد ، افراد با تجربه حسابدار با استفاده از تراز آزمایشی از طریق حساب های معین و کل ، همسان بودن جمع ستون بدهکار و بستانکار حساب های معین را ارزیابی کرده و ارقام حاصل شده را با جمع ستون های بدهکار و بستانکار از دفاتر روزنامه مورد مقایسه قرار داده و سپس آن ها را می سنجند . پس از سنجش و تحلیل جمع ستون ها ، درستی و دقیق بودن رویداد های مالی را ارزیابی می کنند .
به عبارتی دیگر ، برای اینکه بتوانید انعکاسی مطلوب از فرآیند های سپری شده حرفه خود داشته باشید ، میبایست به درستی همه ی مراحل و چرخه ی حسابداری را با موفقیت گذرانده باشید. خلاصه کلام ، این چرخه مانند تمامی فعالیت هایی که در عرصه حسابداری شکل می گیرد دارای چندین مرحله مختلف می باشد که با پشت هم قرار گرفتن هر کدام از مراتب ، یک سیستم منظم عملیاتی را بوجود می آورد . اما هدف از دنبال کردن این چرخه ، نهادینه سازی صحت و درستی در مورد هر یک ریالی که در طی دوره مالی افزایش یا کاهش یافته است ، می باشد . بنابراین مجموعه های خارج از سازمان یا برون سازمانی مانند اداره جات ، بانک ها ، مؤسسات مالی اعتباری ، سازمان های مالیاتی و دارائی ، گزارشات ارائه شده ی مالی شما را مورد سنجش و نظر سنجی قرار می دهند و در مورد تسهیلات و اعطای وام به افراد و مشتریان و یا اینکه مالیات شامل شده را پرداخت می کنید یا خیر ، تصمیم گیری می کنند . همچنین این چرخه را می شود به صورت یک چک لیست در نظر گرفت که در پایان دوره مالی میبایست تکمیل شود. اکنون با خاتمه یافتن مراحل بررسی و داشتن یک حساب صحیح و پاک رفتن به دوره ی آتی حسابداری ( مالی) آسان خواهد بود.
با توجه به تعریف حسابداری چیست ، سیستم محاسباتی حسابداری به عنوان یک مرکز اطلاعات در سازمان یا شرکت های مختلف میبایست همه ی اطلاعات مالی شرکت را شناسایی، اندازه گیری، ثبت، جمع آوری ، طبقه بندی و در قالب صورت های مالی تلخیص نموده تا اطلاعات و گزارشات کامل و مکفی را برای استفاده کنندگان از اطلاعات حسابداری فراهم نماید. فرآیند محاسباتی عملیات حسابداری از مجموعه عملیاتی است که به طور مستمر و همیشگی در هر دوره مالی تکرار می شود. این عملیات مستمر را “چرخه حسابداری” می نامند .
یا به عبارتی متفاوت تر ، چرخه حسابداری فعالیتی مرحله ای است که به صورت مرحله به مرحله برای تجزیه و تحلیل ، ثبت، دسته بندی و خلاصه سازی معاملات اقتصادی شرکت های تجاری انجام می شود . از پارامتر های اصلی و مهم چرخه حسابداری شرکت های بازرگانی می توان به گزارش اطلاعات مفید و کامل در قالب صورت وضعیت های مالی از جمله صورت وضعیت درآمد، هزینه ، ترازنامه، صورت وضعیت جریان نقدینگی وجوه و صورت وضعیت معاوضه های صاحبان سهام اشاره کرد.
-
مراحل انجام چرخه حسابداری :
1_ جمع آوری و تهیه تمامی اطلاعاتی که مربوط به شرکت است .
2_ تجزیه و تحلیل و ارزیابی تمامی معاملات انجام شده و عملیات مالی شرکت
3_ ثبت تمامی اسناد ، معاملات و عملیات مالی اقتصادی شرکت در دفاتر مالی
4_ انتقال تمامی عملیات ها از دفتر روزنامه به دفتر کل
5_ تهیه تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
6_ اصلاح و تعدیل حساب های موجود در دفتر کل
7_ تهیه تراز آزمایشی (اصلاح شده)
8_ تهیه صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه اولیه
9_ بستن حساب های موقت
10_ تهیه تراز آزمایشی (اختتامی)
11_ تهیه ترازنامه و بستن حساب های دائمی شرکت
-
توضیح هر کدام از مراحل چرخه حسابداری :
۱_ جمع آوری اطلاعات مالی مؤسسه
در ابتدا ، نخستین گامی که در چرخه حسابداری باید برداریم ، جمع آوری داده های اطلاعاتی مربوط به معاملات و فعالیت های مالی شرکت یا سازمان است. در ادامه برای انجام این کار لازم است تمامی اسناد، مدارک و اطلاعات مربوط به تراکنش های مالی و معاملات خرید و فروش را جمع آوری کرد. برای جمع آوری اسناد، باید فیش ها رسید ها و همه ی فاکتورهای مربوط به دریافت و پرداخت های شرکت در رابطه با امور تولید را به قسمت بایگانی منتقل کرده باشید. در مرحله ثبت اسناد برای نگهداری فیش ها میبایست به چگونگی پرداخت آن دقت نمود که آیا پرداخت نقدی بوده یا به صورت نسیه . اگر گردش های مالی شرکت و پرداخت وجوه به صورت نقدی باشد باید میزان پول نقد را محاسبه کرده و در غیر این صورت باید تعهدات مالی و تاریخ سررسید آن را در نظر گرفت.
۲_ تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی
در این مرحله از چرخه حسابداری ، با ارزیابی و صحت سنجی اطلاعات و اسناد مالی موجود در موسسه ، درصد مثبت بودن تأثیر آن را بر روی شرایط مالی و اقتصادی موسسه بررسی می کنند. برای اجرایی کردن این کار نیاز به بررسی دفتر روزنامه است که اطلاعات روزانه و ورودی هر رویداد مالی در آن ثبت می شود. دفتر روزنامه همه ی ورودی ها و خروجی های مالی را ثبت ، درج ، دسته بندی می کند. بر مبنای اطلاعات درج شده در دفتر روزنامه امکان قضاوت درست فراهم می شود ، که کدام حساب بستانکار یا بدهکار شود.
۳_ ثبت معاملات و عملیات های مؤسسه در دفاتر مالی (ورود اطلاعات اولیه به دفاتر شرکت یا مؤسسه)
در هنگام خاتمه دوره مالی یک ساله ، نیاز است که تمامی اسناد و رسید های مربوط به معاملات روزانه مرتب و دسته بندی شده و در ستون های بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه با ذکر شرح ثبت رویداد ، درج شوند. شایان ذکر است که در این مرحله ستون عطف در دفتر روزنامه فاقد هر گونه عدد و رقمی است و هیچگونه عددی در آن ثبت و درج نمی شود، ستون عطف فقط هنگامی کامل می شود که اطلاعات دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال داده شود.
۴_ انتقال عملیات ها از دفتر روزنامه به دفتر کل
اصلی ترین اقدامی که حتماً لازم است در این مرحله ، یعنی مرحله چهارم از چرخه حسابداری انجام شود ، ثبت اسناد و رویداد های مالی و حسابداری در دفتر روزنامه است، در حقیقت همه ی اعداد ریز و درشت مالی مجموعه را از دفتر روزنامه به دفتر معین منتقل می کنند . برای این کار میبایست تراکنش ها و رسید های خرید و فروش با ذکر جزئیات کامل و بر حسب طبقه بندی در دفتر کل انجام شوند.
۵_ آماده کردن تراز آزمایشی (اصلاح شده و نشده)
اولین گام بعد از خاتمه دوره جهت شناسایی و ثبت تمامی معاملات در دفتر کل ، احتساب تراز آزمایشی اصلاح نشده است. برای انجام این کار لازم است همه ی حساب های ثبت شده در دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال داده شوند . اما دانستنی است که هدف از تهیه تراز آزمایشی ، اطمینان خاطر از مساوی بودن کل مانده بدهی و کل مانده اعتبار است. با وجود آن که با جمع آوری اطلاعات برای تهیه کاربرگ هر اختلال و مشکلی که در اسناد وجود داشته باشد کشف و حل می شود. تراز آزمایشی تنظیم شده همه ی بدهی و اعتبارات را در یک جدول به طور کامل با ذکر ریز جزئیات به نمایش می گذارد.
۶_ اصلاح و تعدیل حساب‌های دفتر کل (ثبت اصلاحات در دفتر روزنامه و انتقال آنان به دفتر کل)
بعد از انتقال تراکنش ها و رسید های مالی مؤسسه حساب های دفتر کل را برای اصلاح باید آماده کرد چون مانده صحیح را برای تهیه صورت های مالی از جمله ترازنامه نشان نمی دهد. برای انطباق دادن حساب ترازنامه با صورت حساب سود و زیان لازم است که بعضی از اقلام دفتر کل را برای پایان دوره اصلاح و تعدیل کرد.
۷_ تهیه صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه (تهیه صورت های مالی اساسی)
لازم است بدانید صورت های مالی اساسی اطلاعات مربوط به دارایی و بدهی سازمان را به صورت خلاصه و طبقه بندی شده ارائه میدهند. صورت های مالی اساسی شامل: ترازنامه، صورت حساب سود و زیان، صورت گردش وجوه نقد، صورت سود و زیان جامع در یک دوره می باشد. تهیه این صورت های نه تنها برای استفاده کنندگان داخلی سازمان اهمیت دارد بلکه برای استفاده کنندگان برون سازمانی نیز مهم است، این حساب ها برای ارزیابی توانایی شرکت و سرمایه گذاری قابل استفاده و ارزیابی است.
۸_ بستن حساب‌های موقت شرکت (ثبت در دفتر روزنامه و انتقال آن ها به دفتر کل)
هزینه، برداشت و درآمد جزء حساب هایی هستند که در ردیف حساب های موقت قرار دارند. برای بستن این حساب ها از یک حساب واسطه به نام حساب خلاصه سود و زیان استفاده می شود. مراحلی که برای بستن این حساب باید سپری شود، بستن حساب های زیر است: حساب برداشت ، حساب هزینه ، حساب درآمد ، حساب خلاصه سود و زیان
۹_ تهیه ترازنامه اختتامی و بستن حساب های دائمی
بعد از انجام امورات ذکر شده در این مرحله که آخرین مرحله از چرخه حسابداری است ، مانده حساب های موقت در دفتر کل صفر می شوند. توجه داشته باشید که بعد از صفر شدن حساب ها یک تراز آزمایشی از حساب های موجود در دفتر کل تهیه شود. در ترازنامه اختتامی یا نهایی فقط حساب های دائمی هستند که ثبت و درج می شوند.
این مقاله توسط شرکت نرم افزاری آرپا( تولید کننده نرم افزار مالی اداری بازرگانی، تولیدی و…) تهیه شده است.
